我們中的絕大部分人都使用微軟的Office，但是我們是否都了解如何能夠最有效地使用它？我們?cè)谶@里列舉了一些關(guān)于使用Word和Excel的竅門。
我們使用最多的軟件可能就是辦公軟件了——字處理軟件、電子表格軟件、電子郵件軟件和演示軟件，這比其他軟件的使用要多得多。在這類軟件中微軟的Office套件是最流行的。
但是要想節(jié)省時(shí)間非常困難；所有的那些菜單、工具條和按鈕看起來那么復(fù)雜，尤其是當(dāng)你第一次使用它們的時(shí)候。
如果你對(duì)微軟Office稍稍做一點(diǎn)鉆研，就會(huì)發(fā)現(xiàn)Office隱藏著快捷方式和竅門，這樣你就能夠更有效地利用這個(gè)軟件，讓你使用變得更加輕松。
一、WORD
1、日期
為了不讓W(xué)ord在你輸入的任何年份的后面自動(dòng)添加當(dāng)前日期，比如說將“2004”改變成“2004-08-22”，進(jìn)入“插入”菜單，選擇“自動(dòng)圖文集”，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，選擇“自動(dòng)圖文集”，然后將“顯示有關(guān)‘自動(dòng)圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”選項(xiàng)前面的勾勾掉。如果你將來需要重新使用自動(dòng)圖文集功能，輸入縮寫，然后按F3鍵。
2、個(gè)性化工具條
在Word 2002的“打開和保存”工具條中增加一個(gè)文件夾能夠幫助你快速檢索文件。在Windows 瀏覽器中找到你需要的文件夾，選中它，然后選擇“工具”菜單?，F(xiàn)在選擇“Add to My Places”。
3、關(guān)閉快速保存
快速保存比起正常的保存快不了多少，它的目的并不是為了保存你的文檔，Word只是保存任何你添加到文件中的每一件東西。從文件中不會(huì)刪除掉任何東西，所以它的體積會(huì)十分巨大。最好是在“工具”菜單中關(guān)閉快速保存：進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“保存”，在對(duì)話框中將“快速保存”前面的勾去掉就可以了。
4、不用鼠標(biāo)選擇格式
如果你經(jīng)常在Word中編寫相同格式的文檔，你會(huì)知道“格式”選項(xiàng)，它可以減少你為文檔設(shè)置格式的時(shí)間。你可以設(shè)置鍵盤快捷方式，這樣就不用使用鼠標(biāo)再去尋找這些功能。你可以按“工具”菜單，然后選擇“自定義”，然后按“鍵盤”按鈕，然后從左邊菜單中選擇需要的類別。
5、設(shè)置后續(xù)樣式
如果你的文檔中，某一種樣式總是接在另一種樣式之后，比如說在某些樣式的標(biāo)題之后，正文總是另一種樣式，那么你就可以不用每一次都單獨(dú)編輯樣式，你只需要“格式”菜單中選擇“樣式”。然后選擇相關(guān)樣式，并按“更改”按鈕，然后從標(biāo)記為“后續(xù)段落樣式”的列表中再選擇另一樣式，就可以完成。
6、繼續(xù)查找
為了查找某文本，按F3鍵，然后在“查找內(nèi)容”欄中輸入你所要查找的內(nèi)容，然后按回車鍵。你不需要一直打開這個(gè)窗口來查找下一處文本。點(diǎn)擊“取消”按鈕，然后你會(huì)發(fā)現(xiàn)右邊滾動(dòng)條最下面的雙箭頭變成了藍(lán)色。你只需要按這雙箭頭按鈕，Word就會(huì)把你帶到下一處文本，查找上一處還是下一處文本取決于你是按向下還是向上的雙箭頭按鈕。
7、自動(dòng)更正
自動(dòng)更正能夠幫助你在輸入的時(shí)候自動(dòng)地修改文本，這對(duì)于糾正經(jīng)常會(huì)打錯(cuò)的單詞來說是非常方便的功能。選擇“工具”菜單，然后在“自動(dòng)更正”對(duì)話框中左邊的文本框中輸入一些文字。這樣無論什么時(shí)候只要你輸入這些文字，它們都會(huì)被同一行中右邊對(duì)話框中所顯示的文字代替。
8、選擇大量文本
如果僅僅靠使用鼠標(biāo)，一次選擇很多段落的文本是很困難的，尤其如果你使用的是一臺(tái)速度很快的電腦，情況就更嚴(yán)重，文本會(huì)滾動(dòng)得太快，你很難找到你想要的位置。但是你其實(shí)可以很輕松地完成這樣的文本選擇：你只需要將光標(biāo)位置放到文本起點(diǎn)，然后用滾動(dòng)條或者鼠標(biāo)上的滾輪找到選定文本的終點(diǎn)，然后按住Shift鍵，將光標(biāo)點(diǎn)到文本終點(diǎn)的位置，選擇就完成了。
9、方便的保存選項(xiàng)
如果你同時(shí)在制作幾個(gè)文檔，那么你可以不需要關(guān)閉Word就將他們?nèi)勘４?。你只需要按住“Shift”的同時(shí)，用鼠標(biāo)選擇“文件”菜單。你就會(huì)看見菜單中出現(xiàn)了一個(gè)新選項(xiàng)“全部保存”。還有另一個(gè)新選項(xiàng)，它是你能夠不用關(guān)閉Word程序就關(guān)閉所有的文檔，這就是“文件”菜單中的“全部關(guān)閉”選項(xiàng)。
10、簡(jiǎn)單方便的格式調(diào)整
如果你需要?jiǎng)?chuàng)建好幾個(gè)外觀相似的文件，用“樣式”功能比你自己設(shè)置樣式的要方便得多。這能夠讓你能夠輕松調(diào)整所有文件的樣式。而且你還可以使用“格式刷”將格式從一個(gè)段落復(fù)制到另外一個(gè)段落。選擇你想要復(fù)制格式的文本段落，按“格式刷”按鈕（它位于Word工具條上），然后選擇你想要應(yīng)用該格式的文本，拖拽指針穿過你選擇的文本。
11、文件片段
你可以在Word中創(chuàng)建“文件片段”，這是一種小塊的片段文件。在打開的Word文件中選擇你想要制作片段的文字，然后把它拖動(dòng)到桌面上，你就會(huì)看到桌面上出現(xiàn)了一個(gè)文件片段的圖標(biāo)，它看起來確實(shí)像一個(gè)文件的片段。你可以在桌面上對(duì)片段進(jìn)行重命名或者重新排列，任何時(shí)候當(dāng)你在使用Word的時(shí)候，你都可以隨時(shí)把這些文本添加進(jìn)來。而在很多其他的程序中，你也可以使用它們。
12、即時(shí)更正
你可以不用等到你完成了整篇文章再修改錯(cuò)誤，在輸入的過程中，就一邊輸入一邊進(jìn)行拼寫檢查。用鼠標(biāo)右鍵單擊下面被加了紅色下劃線的單詞，Word會(huì)彈出一個(gè)菜單，菜單里會(huì)列出系統(tǒng)認(rèn)為合適的修改方法。而且Word會(huì)在它認(rèn)為語法不當(dāng)?shù)脑~組下面加綠色下劃線，前面這種方法同樣也適用于這種情況。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊這些詞組，Word會(huì)給出一個(gè)列有修改建議的菜單。
二、EXCEL
13、使用XP中的Smart Tags
Office XP中另一個(gè)具有特色的功能是Smart Tags功能，它類似智能鏈接，連到網(wǎng)站或者你電腦硬盤中的指定位置上。Excel能夠識(shí)別特定的詞匯，并且在它們旁邊顯示Smart Tag動(dòng)作按鈕。進(jìn)入“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，然后選擇“Smart Tags”來查看它能夠識(shí)別哪些詞匯。你可以從Microsoft Office 網(wǎng)站上下載并安裝新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。
14、錯(cuò)誤檢查
如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能夠看到他們所做的改動(dòng)就非常必要。Excel 2000將帶有批注的單元格用紅色三角標(biāo)志出來。在Excel 2000中，有一個(gè)紫色的Smart Tags指示標(biāo)志，綠色標(biāo)志表示該單元格中的公式可能存在錯(cuò)誤。進(jìn)入“工具”菜單，你可以在“選項(xiàng)”窗口中發(fā)現(xiàn)選項(xiàng)。
15、打開舊的宏
在Excel 2002中，你也許不能夠打開舊的宏（來自Excel 97或者2000），因?yàn)镋xcel 2002會(huì)給出安全警告提示。如果你需要使用舊的宏，進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“安全性”，然后在“宏安全性”選項(xiàng)中選擇“低”。在“可信任的來源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”選項(xiàng)前打勾，之后你需要重新啟動(dòng)Windows，然后你就可以使用舊的宏了。
16、查看重要單元格
使用“查看”窗口可以監(jiān)視電子表格中重要單元格的狀況。點(diǎn)擊一個(gè)包含數(shù)據(jù)的單元格，然后進(jìn)入“工具”菜單，選擇“審核”，然后選擇“顯示查看窗口”。點(diǎn)擊“增加查看”，它將顯示任何打開的工作簿的值和公式。
17、對(duì)單元格使用標(biāo)志
在Excel中，你可以使用單元格的標(biāo)志來代替單元格的位置坐標(biāo)（比如用“Profit”代替“A6”）。進(jìn)入“工具”菜單的“選項(xiàng)”，然后在“重新計(jì)算”中選擇“接受公式標(biāo)志”。
18、創(chuàng)建公式
通過點(diǎn)擊位于標(biāo)準(zhǔn)工具條中的“粘貼函數(shù)”按鈕（被標(biāo)記為“fx”）可以創(chuàng)建公式。如果你從列表中選擇函數(shù)，它的描述將被顯示在對(duì)話框中，你也可以按“幫助”按鈕以獲得更多關(guān)于該函數(shù)的幫助。另一種方法是按公式輸入欄前的等號(hào)標(biāo)志，你會(huì)發(fā)現(xiàn)最近使用的函數(shù)的列表。
19、鏈接
如果你看到一條關(guān)于失效或者錯(cuò)誤鏈接到其他工作簿或者應(yīng)用程序的報(bào)錯(cuò)消息，你就應(yīng)該進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“工作簿選項(xiàng)”。確認(rèn)“更新遠(yuǎn)程引用”選項(xiàng)被選中。如果你選擇了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”，你就不用再擔(dān)心鏈接失效，但是你的文件會(huì)變得體積龐大。
20、求和
使用AutoSum工具來對(duì)一列單元格求和是非常容易的，但是如何計(jì)算小計(jì)呢？這個(gè)其實(shí)也很簡(jiǎn)單。只要使用公式“=SUBTOTAL （9,B2:B10）”。9是功能代碼，代表SUM，你在使用的時(shí)候需要把單元格范圍根據(jù)自己的工作表情況進(jìn)行修改。你可以在B11單元格使用這一公式，然后在B21使用諸如“=SUBTOTAL （9,B12:B20）”這樣的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就會(huì)對(duì)B11和B21單元格進(jìn)行求和。
21、刪除和清除
有兩種方法能夠清除單元格中的信息：刪除和清除。點(diǎn)擊目標(biāo)單元格然后選擇“刪除”（或者按“Del”鍵或者空格鍵）將會(huì)刪除單元格中的數(shù)值或者公式，但是格式和批注都還會(huì)保留下來。如果你想要讓目標(biāo)單元格恢復(fù)初始狀態(tài)，就需要選擇“清除”。
22、頁面設(shè)置
我們很多人都會(huì)遇到一些長(zhǎng)度超過一頁紙的表格。如果你希望文件被打印出來的時(shí)候，在每頁紙的頂端都有標(biāo)題行，就需要做如下設(shè)置：進(jìn)入“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”，然后選擇“工作表”在“頂端標(biāo)題行”一欄中，按那個(gè)標(biāo)有紅色箭頭的按鈕，然后用鼠標(biāo)在工作表上選擇標(biāo)題行，然后按“確定”。
23、刪除批注
你可以一次性地刪除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份沒有任何批注的電子表格，那么你就要這樣操作：同時(shí)按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 鍵，這樣就會(huì)選定工作表中所有含有批注的單元格。然后在其中一個(gè)單元格上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，然后選擇“刪除批注”，然后移開鼠標(biāo)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)所有的批注都消失了。
24、記錄在線采購(gòu)
如果你從網(wǎng)絡(luò)上購(gòu)買東西，記錄你的采購(gòu)可能很麻煩。但是你可以把零售商發(fā)給你的確認(rèn)電子郵件轉(zhuǎn)到Excel工作表中。打開確認(rèn)電子郵件，然后點(diǎn)擊開始點(diǎn)，再按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊結(jié)束點(diǎn)。按鼠標(biāo)右鍵然后選擇“復(fù)制”，然后打開一個(gè)空白的Excel工作表。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊一個(gè)單元格，然后選擇“粘貼”。之后你需要調(diào)整一下格式，讓它變得好看些。
25、審核公式
如果你對(duì)于某個(gè)公式感到困惑，你不知道這個(gè)公式是如何構(gòu)成的，你可以選擇包含該公式的單元格，然后在“工具”菜單中選擇“審核”，然后選擇“跟蹤引用單元格”。你會(huì)看到相關(guān)單元格中出現(xiàn)了藍(lán)色的點(diǎn)，并且有箭頭指向該公式。當(dāng)你完成了檢查，選擇“取消所有追蹤箭頭”。
26、導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)
你可以從在線銀行和財(cái)務(wù)軟件中將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，但是這卻不像打開一個(gè)Excel文件那么簡(jiǎn)單。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通常是、csv形式。在Excel中，進(jìn)入“文件”菜單，選擇“打開”，然后在“文件類型”中選擇“文本文件”（*、txt, *、prn, *、csv），然后選擇你需要打開的CSV文件。打開文件后，你需要調(diào)整列寬，以便使數(shù)據(jù)能夠正常顯示。
27、設(shè)置值為“0”的單元格的格式
你可以清除單元格中你所不需要的“0”：進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“視圖”，勾掉“零值”。如果你希望某些單元格中的“0”仍然被顯示，將這些單元格設(shè)置成自定義格式“0;-0;;@”。進(jìn)入“格式”菜單，選擇“單元格”，然后選擇“數(shù)字”，在列表中選擇“自定義”，然后輸入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定義格式“'0;-0;?-?;@”
三、Word和Excel常用的快捷鍵
Word快捷鍵
我們中間的大部分人使用Microsoft Word的頻率都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他的Office軟件，所以了解下面這些快捷鍵的使用就能夠幫助你更快地使用Word，這節(jié)省了你菜單和工具條中尋找這些功能的時(shí)間，從而提高你的工作效率。
Ctrl+B——將所選文字變成粗體
Ctrl+U——為所選文字添加下劃線
Ctrl+I——將所選文字變成斜體
Ctrl+L——將所選文字向左對(duì)齊
Ctrl+E——將所選文字或段落居中對(duì)齊
Ctrl+M——將所選文字或段落縮進(jìn)
Ctrl+1——將所選文字行之間的行間距設(shè)定為一倍行間距
Ctrl+2——將所選文字行之間的行間距設(shè)定為兩倍行間距
Ctrl+5——將所選文字行之間的行間距設(shè)定為1.5倍行間距
Ctrl+Space——自動(dòng)更正
Ctrl+Del——?jiǎng)h除光標(biāo)右邊的單詞
Ctrl+Backspace——?jiǎng)h除光標(biāo)左邊的單詞
Ctrl+Shift+8——隱藏空格、回車標(biāo)記
F7——進(jìn)行拼寫和語法檢查
Shift+F7——使用詞典
Excel快捷鍵
不要陷入Excel的選項(xiàng)和命令之中。使用下面這些快捷鍵能夠幫你更快地完成工作，讓你不用時(shí)常把手從鍵盤上移開去操作鼠標(biāo)。
Ctrl+-——?jiǎng)h除當(dāng)前單元格或者選定的區(qū)域
Ctrl+Shift++——插入單元格或者選定的區(qū)域
Ctrl+;——在所選單元格中插入當(dāng)前日期
Ctrl+Shift+;——在所選單元格中插入當(dāng)前時(shí)間
Ctrl+K——插入超級(jí)鏈接或者web鏈接
Ctrl+Tab——轉(zhuǎn)到下一張工作表
Shift+F3——打開公式窗口
F11——?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)圖表
Ctrl+Space——選擇所有當(dāng)前列
Shift+Space——選擇所有當(dāng)前行
Ctrl+Shift+1——將當(dāng)前單元格中的數(shù)字用千位分隔符隔開
Ctrl+Shift+4——將當(dāng)前單元格數(shù)字類別設(shè)置為貨幣
Ctrl+Shift+5——將當(dāng)前單元格數(shù)字類別設(shè)置為百分比
Ctrl+方向鍵——將光標(biāo)沿著方向鍵的方向移到下一個(gè)被使用了的單元格
Ctrl+F——打開“查找”對(duì)話框
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